Как правильно спланировать рабочий процесс, чтобы вечером усталость не доводила до состояния «выжатого лимона», расскажет Егор Сафрыгин, директор департамента маркетинга «Медицина» Группы «АльфаСтрахование».

Планирование рабочего дня всегда имело огромное значение. На производствах до сих пор существует понятие нормативности, а вот при работе в офисе определить объем задач и грамотно распределить их в течение рабочего дня или даже рабочей недели бывает непросто. Работодателями ценится многофункциональность сотрудника. Однако нередко под этим качеством работника подразумевают не умение выполнять различные и подчас не связанные друг с другом задачи, а способность заниматься несколькими вещами одновременно.

Для того чтобы сотрудники работали максимально эффективно, но при этом не теряли силы зря, была придумана такая дисциплина, как тайм-менеджмент. Это своего рода технология организации времени и повышения эффективности его использования. В нее входит множество инструментов и техник, однако, если времени на их подробное изучение нет, можно придерживаться нескольких нетрудных правил, которые помогут организовать рабочий день. Таким образом, бодрость не покинет вас к вечеру, и после работы вы без проблем сможете отправиться в фитнес-клуб или на прогулку с детьми. Останутся силы и на встречу с друзьями, и на поход по магазинам.

• Составьте список всех дел, которые вы должны выполнить в течение дня. Включите в него абсолютно все ваши задачи и укажите время начала каждого дела, если оно определено.
• Отметьте те задачи, которые имеют жесткие временные рамки, а также те, выполнение которых не связано с дедлайнами. Отдельно выделите энергозатратные пункты.
• Установите себе крайний срок выполнения заданий, в идеале он должен на 15-20 минут опережать дедлайн. В этом случае вы сможете избежать стресса и окончить все дела вовремя.
• Адекватно оценивая свои силы, постарайтесь указать, сколько минут/часов вы планируете потратить на ту или иную задачу. Это избавит вас от иллюзий, не позволит написать слишком много дел и предотвратит дачу невыполнимых обещаний начальству или коллегам.
• Сформулируйте основные цели. Только так вы сможете избавиться от всех лишних дел, мешающих их достижению. В первую очередь необходимо браться за основные и срочные дела. Их также расставьте в порядке очередности. Хотя бы пять выполненных задач позволят сказать, что день прожит не зря.
• Начинать самое важное лучше с утра. Однако биоритмы людей могут немного отличаться, поэтому понаблюдайте, в какие часы вы можете работать наиболее продуктивно.
• Установите отрезок времени, когда вы будете делать только свою работу, не отвлекаясь ни на звонки, ни на почту. Таким образом, вы сможете углубиться в задачи и выполнить их быстрее и качественнее.
• Постарайтесь не браться за все дела одновременно. Последовательное выполнение за редким исключением оказывается наиболее плодотворным.
• Делайте паузы. Это поможет мозгу отдохнуть и без потерь переключиться на следующее действие. Вы можете выйти на улицу на несколько минут или выпить чашку чая. В некоторых офисах есть дартс или столы для пинг-понга. Смена деятельности благотворно влияет на производительность труда.
• Вечером рядом с выполненными делами ставьте галочки, а невыполненные переносите на другие дни. Считается, что галочками или плюсиками вы как бы хвалите себя и испытываете положительные эмоции.
• Проанализируйте свой день. Если что-то пошло не так, разберитесь, почему так вышло, и подумайте, как этого избежать в дальнейшем.

Составлять список «на завтра» нужно уже сегодня, а не день в день, тогда вы сможете продумать важные мелочи. Учтите, что при составлении плана лучше оставить  примерно 40% времени свободным, чтобы при возникновении незапланированных трудностей не выбиться из графика. Если ранее вы не составляли «to do» листа, привыкнуть к упорядоченности будет непросто, но результат не заставит себя долго ждать. Когда планирование станет для вас обычной процедурой, обязательно нужно подумать о глобальной цели, например, на месяц или квартал. В соответствии с этой целью вы сможете в дальнейшем планировать свое время. Особенно это полезно тем, у кого в отделе есть подчиненные.

Уделяя всего лишь 10-15 минут планированию своего дня, вы экономите до 2 часов в сутки. Это время вы сможете посвятить себе или своим близким, что, согласитесь, бесценно.